Zustellung von Schreiben

In einem Gerichtsverfahren bestreitet die Gegenpartei häufig den Zugang eines Schreibens. Dann muss der Unternehmer beziehungsweise Eigentümer/Vermieter nachweisen, dass das Schreiben dem Vertragspartner zugegangen ist. Häufig gelingt dieser Nachweis nicht. Prozesse gehen deshalb verloren.

Kann ein Schreiben an den Adressaten ausgehändigt und übergeben werden, bietet es sich an, dass der Adressat den Erhalt des Schreibens auf einer Kopie desselben unter einem bestimmten Datum quittiert.

Ist dies nicht möglich, empfehlen wir, wichtige oder fristgebundene Schreiben unter Zeugen in den Briefkasten des Adressaten zu werfen. Als Zeuge kommt jede Person in Frage, die nicht selbst als Anspruchsinhaber im Zusammenhang mit dem zuzustellenden Schriftstück in Betracht kommt. So kann beispielsweise ein Geschäftsführer einer GmbH nicht als Zeuge für seine juristische Person, die GmbH, auftreten. Es muss also eine externe Person gewählt werden. Ehegatten oder Familienmitglieder sind grundsätzlich als Zeugen zulässig.

Der Zeuge muss den Inhalt des Briefkuverts zur Kenntnis nehmen, da er später bezeugen muss, dass genau dieser Brief in den Briefkasten des Adressaten geworfen wurde. Der Einwurf sollte zu einer üblichen Tageszeit erfolgen.

Die wohl sicherste Form der Zustellung ist die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher. In diesem Fall muss ein Antrag an die örtliche Gerichtsvollzieherstelle gestellt werden. Es fallen nur geringe Kosten an. Diese Zustellart wird aber in der Praxis nur selten gewählt, da ein größerer Zeitvorlauf aufgrund der Antragstellung bei der Gerichtsvollzieherstelle eingeplant werden muss.

Alle nachfolgenden Zustellarten sind mit Risiken behaftet:

Bei Zustellung durch Einwurf-Einschreiben wirft der Postzusteller die Sendung in den Briefkasten des Adressaten ein und dokumentiert die Zustellung mit seiner Unterschrift auf dem Auslieferungsbeleg. Der Auslieferungsbeleg führt zu einer starken Indizwirkung für den tatsächlich erfolgten Zugang der Sendung und begründet deshalb – nach einer teilweise in der Rechtsprechung vertretenen Auffassung – einen Anscheinsbeweis für den Zugang des Schreibens.¹ Trotzdem ist auch diese Zustellungsart mit Risiken verbunden. Wenn der Postzusteller als Zeuge vernommen wird und nicht bestätigen kann, dass der Auslieferungszettel bei Einwurf-Einschreiben nicht nach bzw. kurz vor dem Einwurf des Einschreibebriefes in den Briefkasten unterschrieben wird, kann der Zugangsnachweis nicht geführt werden.

Die Zustellung durch Einschreiben mit Rückschein ist riskant, da der Adressat das Schreiben möglicherweise nicht innerhalb der Lagerfrist von sieben Tagen bei der Post abholt und das Schreiben dann nicht als zugegangen gilt. Das Schreiben gelangt dann nach Ablauf der Lagerfrist wieder an den Absender zurück. Nur bei grundloser oder arglistiger Verweigerung der Annahme eines Einschreibens mit Rückschein gilt die Willenserklärung dennoch als zugegangen. Der Bundesgerichtshof (BHG) geht davon aus, dass eine solche grundlose Annahmeverweigerung dann vorliegt, wenn auch der zweite unverzügliche Zustellversuch per Einschreiben mit Rückschein nicht gelingt und das Schreiben nach Ablauf der Lagerfrist an den Adressaten zurückgeht. Dann wird durch die Rechtsprechung der Zugang als gegeben unterstellt.²

Und wenn es, wie bei Unternehmern, schnell gehen muss:

Bei Schriftstücken, bei denen die Schriftform nicht vertraglich vereinbart und auch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann ein Schreiben auch durch Telefax oder E-Mail zugestellt werden. Ein Telefax gilt als zugegangen, wenn die gesendeten technischen Signale vom Telefaxgerät des Empfängers empfangen/gespeichert worden sind. Erhält der Absender des Telefaxes vom Telefaxgerät des Adressaten ein „OK“ im Sendeprotokoll, so belegt dies jedoch nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht den Zugang des Telefaxes.³ Der „OK“-Vermerk stellt nur ein bloßes Indiz, nicht aber den Anscheinsbeweis für den tatsächlichen Zugang des Schreibens bei dem Empfänger dar. Deshalb ist bei wichtigen Schreiben wenigstens dafür Sorge zu tragen, dass beispielsweise eine Sekretärin oder ein anderer Zeuge bei dem besagten Adressaten nachfragt, ob das Telefax zugegangen ist und sich den Namen des Mitarbeiters, mit dem die Sache besprochen worden ist, notiert. Dennoch bleibt auch hier ein Beweisrisiko, weil der Mitarbeiter des Adressaten das Gespräch und den Gesprächsinhalt möglicherweise im Prozess bestreitet.

Analog gelten diese Hinweise auch für die Sendebestätigung eines „E-Mail-Einschreibens“ (abzugrenzen vom de-Mail-Einschreiben). Eine E-Mail, ohne qualifizierte elektronische Signatur, hat also nur eine geringe Beweiskraft, auch wenn eine Sendebestätigung vorliegt.

¹ vgl. LAG Köln, Urteil vom 14.08.2009 – Az: 10 Sa 84/09

² vgl. BGH, Urteil vom 11.07.2007, Az: XII ZR 164/03; BHG, Urteil vom 26.11.1997, AZ: VIII ZR 22/97

³ BGH, Beschluss vom 21.07.2011, Az: IX ZR 148/10